Capítulo 6: Planejamento da venda

Para obter sucesso na venda, é preciso ter um bom planejamento que deve incluir três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.

O treinamento envolve a experiência na aquisição de patrocínio, estudo do mercado de eventos, e estudo do projeto. É necessário que o vendedor, se prepare adequadamente antes de concretizar a venda.

A elaboração de material de apoio compreende a apresentação institucional, o conceito do evento, dados que justificam o evento, público-alvo, formato, cotas, benefícios e valores.

Já o plano de ataque inclui o estudo dos potenciais investidores, o processo decisório, abordagens personalizadas e campanhas personalizadas.

Experiência na aquisição de patrocínio

O vendedor, deve vivenciar a aquisição de patrocínio, mesmo que simuladamente, e compreender ao final do processo se o houve empatia logo no início da negociação, se o vendedor soube apresentar o evento com propriedade, quem saiu ganhando na negociação, se o vendedor soube entender as dificuldades, questões e angústias do comprador, se o vendedor conhecia os objetivos e estratégias do mercado do comprador.

Ao responder a essas questões, será possível compreender os motivos pelos quais houve ou não a venda do projeto e o papel do vendedor nessa decisão. Os aspectos positivos devem ser consevados e os negativos, evitados.

Estudo do mercado de eventos

Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócio. É preciso estudar e se atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização e o processo de decisão.

Estudo do projeto

Para vender bem um produto, é fundamental conhecê-lo. Mas não conhecer superficialmente como saber o local, atividades desenvolvidas no projeto, empresas patrocinadoras, e sim, ter contato com as estratégias e os objetivos propostos com o evento para saber responder à principal questão dos candidatos ao patrocínio - que valor esse evento trará para mim(vendedor).

É preciso saber a missão, os objetivos, público-alvo do evento, estratégias e diferenciais competitivos, dados que justificam o evento, benefícios para os patrocinadores, histórico e justificativa dos palestratnes, patrocinadores já confirmados, contrato, estratégia de divulgação do evento.

Elaboração de material de apoio

Já estruturado o projeto do evento, é necessário elaborar um documento que apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e convincente. Este documento é uma base para que os vendedores do projeto iniciem a negociação com os possíveis patrocinadores. O documento de apresentação pode ser elaborado em quatro diferentes formatos, dependendo dos objetivos estabelecidos para a arrecadação de verba e do tipo do evento. São eles: impresso redigido no Word, slides em PowerPoint, folheto elaborado em papel especial e com impressão gráfica, revista própria para divulgação do evento. Independente do formato escolhido ou possível para a apresentação do projeto do evento, é imporatante que o documento seja sucinto o suficiente para não aborrecer o leitor com muitos dados, e ao mesmo tempo, completo o suficiente para não faltar informação relevante.

Apresentação institucional da empresa promotora

Em poucos parágrafos, devem ser apresentadas a empresa e a sua história. Por meio dessa breve apresentação institucional, a empresa deve demonstrar que está apta a executar o evento proposto de forma primorosa, ou seja, deve evdenciar que tem experiência bem- sucedida com esse tipo de projeto.

Conceito do evento

Para definir o conceito principal do evento, devem ser utilizados não mais do que quatro parágrafos, contendo: o tema central, a missão, o objetivo principal do evento, objetivos secundários e público-alvo.

Dados que justificam o evento

A empresa promotora do evento deve buscar informações em fontes confiáveis, que tenham credibilidade como dados divulgados por intitutos especializados em pesquisas de mercado , jornais, internet e revistas , a respeito do tema que será tratado em seu evento, para comprovar a relevância do evento e mostrar uma tendência forte de mercado que despertou o promotor a realizá-lo.

Público-alvo e perfil dos convidados

A apresentação do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados, deve ser feita o mais pormenorizada possível. No caso dos eventos corporativos, o promotor pode oferecer uma lista de convidados ou dos já confirmados, com os intens: nome da empresa, segmento de atuação, porte e região-sede da matriz, nome dos profissionais, área da empresa, cargo e nível funcional, telefone, ramal, e-mail , endereço, perfil de consumo,entre outros.

Formato do evento

O promotor deve utilizar de critérios para convencer os possíveis patrocinadores de que o local está exatamente de acordo com os objetivos e estratégias propostos pelo evento, que tem a infra-estrutura necessária para o desenvolvimento de todas as atividas, que condiz com o valor de investimento empregado pelos patrocinadores. Se o local for excepcional ou possuir algum diferencial para os possíveis patrocinadores,é bom apresentar fotos ou ilustrações do local.

A data deve constar na capa do documento.

As atividades são as ações previstas e planejadas na formatação do projeto e devem estar descritas no documento de forma clara.

Informações importantes sobre cada palestrante que devem ser exibidas no documento referem-se ao tema da palestra com tópicos do conteúdo, ao histórico do palestrante e ao motivo pelo qual ele foi escolhido.

O programa compreende tudo o que ocorrerá desde o início ao término do evento. O possível patrocinador deve ser capaz, ao término da leitura de saber se tem haverá transporte disponibilizado pelo evento e quais serão os procedimentos para isso, as atividades que ocorrerão durante todo o evento, dentre outros.

O documento deve conter resultado do planejamento no que se refere às cotas, aos valores e aos benefícios de forma clara e abrangente para que os patrocinadores visualizem as várias possibilidades de patrocínio.

Além dos benef´cios oferecidos, o documento pode apresentar o valor do investimento e o número de cotas previsto para cada modalidade. Uma vez divulgados o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio, eles não podem mais sofrer alterações, até ofinal das negociações entre o promotor do evento e possíveis patrocinadores. Aprensentar um núemor e depois alterá-lo, mostra deosrganização e falta de planejamento.

Existem várias formas e condições de pagamento do valor de patrocínio como: parcelado com reserva antecipada, pagamento à vista com desconto, duas parcelas iguais sendo a primeira na assinatura o contrato e a segunda após o evento, parcelado conforme negociação dos prazos.