INTRODUÇÃO
O livro de Giacaglia mostra a evolução na história de eventos, que ocorreu de forma grande e rápida. No Brasil, a FENIT- Feira Nacional da Indústria Têxtil e a feira do Salão do Automóvel foram pioneiras, porém eventos com finalidade não só de promoção como também de comercialização de produtos e serviços são ainda mais recentes no País, as feiras brasileiras foram consideradas eventos institucionais até a abertura do mercado, ocorrida em 1990.
Ocorreram diversas mudanças na mente de elaboradores de eventos ao longo do tempo, mas o aumento em números não correspondeu ao aumento em qualidade na organização e, no seu corolário, à formação adequada de organizadores de eventos; muitos eventos banalizaram-se pela repetição. Alguns requisitos tornaram-se imprescindíveis, como idéias muito criativas, excelente estruturação, projetos e proposta adequados, capacidade de comunicação e facilidade de vendas na busca de patrocínios que viabilizassem a realização de seus eventos.
A leitura deste livro possibilita a seu leitor, conhecer requisitos necessários a organização de um evento, pois mostra os passos básicos a serem seguidos como, criação de uma idéia originária de várias fontes; estruturação do projeto; a identificação, seleção e priorização de provedores de recursos; a revisão desses resultados de arrecadação desses recursos; planejamento e plano de ataque da venda do evento. O livro apresenta também em seu final um glossário referente ao setor de eventos, ao fim do livro, o leitor estará apto a responder questões referentes a geração da idéia, estruturação do projeto e venda do projeto.
Ocorreram diversas mudanças na mente de elaboradores de eventos ao longo do tempo, mas o aumento em números não correspondeu ao aumento em qualidade na organização e, no seu corolário, à formação adequada de organizadores de eventos; muitos eventos banalizaram-se pela repetição. Alguns requisitos tornaram-se imprescindíveis, como idéias muito criativas, excelente estruturação, projetos e proposta adequados, capacidade de comunicação e facilidade de vendas na busca de patrocínios que viabilizassem a realização de seus eventos.
A leitura deste livro possibilita a seu leitor, conhecer requisitos necessários a organização de um evento, pois mostra os passos básicos a serem seguidos como, criação de uma idéia originária de várias fontes; estruturação do projeto; a identificação, seleção e priorização de provedores de recursos; a revisão desses resultados de arrecadação desses recursos; planejamento e plano de ataque da venda do evento. O livro apresenta também em seu final um glossário referente ao setor de eventos, ao fim do livro, o leitor estará apto a responder questões referentes a geração da idéia, estruturação do projeto e venda do projeto.
CAPÍTULO 1
Geração, seleção e teste de idéias para eventos
O aumento de expectativa por parte dos consumidores e a acirrada concorrência , vêm obrigando as empresas a repensarem seu modelo de negócio e suas estratégias. Com o incrível aumento do número de eventos, torna-se evidente a necessidade da busca por projetos criativos e diferenciados para vencer a concorrência. De qualquer forma, as empresas ou os profissionais da área, assim como em outros setores, devem ter a possibilidade de gerar várias para que resultem poucas realmente boas.
Várias são as fontes a que se pode recorrer na geração de idéias, mas algumas técnicas são necessárias para garantir seu melhor proveito:
Observação: todo processo de criação requer a capacidade de observar tudo o que acontece ao redor.
Auto-análise: Reflexão sobre as necessidades próprias que não estão sendo atendidas por nenhuma empresa.
Leitura: Quem lê constantemente tende a conhecer diferentes pontos de vista sobre diversas realidades.
Brainstorming: Reuniões de livre discussão, podem trazer resultados inesperados.
Network: As conversas descompromissadas com amigos, colegas da empresa, são técnicas informais, que podem levar o profissional a gerar boas idéias.
As fontes de geração de idéias são inúmeras e podem ser classificadas em duas categorias: internas e externas à empresa.
Fontes internas: Boa parte das idéias surge dentro da própria empresa; muitas empresas não ouvem essas fontes ou não dão a devida atenção às informações colhidas por elas. Conseqüentemente, deixam de obter importantes subsídios para o desenvolvimento de novos eventos. Como as fontes internas podem ajudar na geração de idéias:
A . equipe de vendas: os vendedores responsáveis por oferecer os eventos da empresa conseguem, após várias visitas, reportar ricas informações. Se não for criada uma metodologia de coleta, análise e gerenciamento dessas informações, elas ficarão nas mãos somente de cada vendedor, não resultando em benefício da empresa promotora de eventos.
B . equipe de suporte e atendimento: As áreas de suporte e atendimento podem também contribuir para enriquecer uma discussão da direção da empresa sobre melhorias nos atuais eventos ou na idealização de novos eventos.
C . caixas de sugestões: As caixas de sugestões constituem um desses mecanismos e são úteis para obter opiniões de quem trabalha no dia-a-dia da operação sobre idéias de melhorias nos atuais eventos ou de novas idéias.
D . pesquisas internas: constituem um mecanismo de coleta de idéias estruturado e com objetivo específico.
E . estrutura interna de pesquisa: é comum empresas terem uma estrutura dedicada a pesquisar novas idéias de eventos ou novas formas de realizar os atuais.
Segundo pesquisa apresentada por Kotler e Armstrong (2003), aproximadamente 45% das idéias de novos produtos são geradas dentro da empresa.
Fontes externas: Buscar informações externamente nas empresas com as quais se relaciona, nos concorrentes e ainda observando outros eventos, anúncios e reportagens, entre outros meios.
A . clientes: suas necessidades e seus desejos podem ser conhecidos por meio de pesquisas e estudos realizados pela própria empresa ou, quando comportar, por um instituto de pesquisa especializado.
B . fornecedores e parceiros de negócios
C . concorrência: deve-se analisar não somente os atuais concorrentes como também os potenciais, já que eles podem estar se direcionando para o mesmo caminho que a empresa.
D . outros eventos: participar de eventos de todos os tipos e de todas as dimensões é uma das principais fontes de idéias.
E . outras fontes: fontes externas de obtenção de informações também podem inspirar o profissional de eventos a identificar oportunidades.
As idéias são muitas, mas só a melhor será selecionada.
Feito isso, é necessário analisar os recursos necessários, pontos fracos e fortes, adequação à imagem da empresa, tendências de longo prazo, retorno sobre o investimento, demanda prevista e concorrência.
Sugere-se analisar demanda e competência interna, sendo que a análise da demanda considera aspectos externos à empresa – existência de demanda ou não, tamanho em valor de receita e participação possível de mercado perante a concorrência. Enquanto que a competência interna analisa a capacidade técnica de execução da idéia, a existência de recursos internos ou de parceiros, o custo do projeto, o impacto no negócio, a adequação à imagem da empresa e a possibilidade de gerar vantagem competitiva.
Ao selecionar uma idéia, deve-se analisar o valor real e único para o cliente e ver se perdurará em longo prazo, ou seja, qual é o grau de inovação e diferenciação no mercado.
Antes de uma idéia ser desenvolvida e executada, ela dever ser testada. No caso de eventos, a empresa pode testar o conceito através de material impresso que descreva a estratégia, o objetivo, o público-alvo e as características do evento.
O promotor do evento pode fazer visitas informais a grupo selecionado de clientes e parceiros para apresentar o conceito, através de um roteiro de entrevista com as perguntas necessárias.
Feito isso, é necessário analisar os recursos necessários, pontos fracos e fortes, adequação à imagem da empresa, tendências de longo prazo, retorno sobre o investimento, demanda prevista e concorrência.
Sugere-se analisar demanda e competência interna, sendo que a análise da demanda considera aspectos externos à empresa – existência de demanda ou não, tamanho em valor de receita e participação possível de mercado perante a concorrência. Enquanto que a competência interna analisa a capacidade técnica de execução da idéia, a existência de recursos internos ou de parceiros, o custo do projeto, o impacto no negócio, a adequação à imagem da empresa e a possibilidade de gerar vantagem competitiva.
Ao selecionar uma idéia, deve-se analisar o valor real e único para o cliente e ver se perdurará em longo prazo, ou seja, qual é o grau de inovação e diferenciação no mercado.
Antes de uma idéia ser desenvolvida e executada, ela dever ser testada. No caso de eventos, a empresa pode testar o conceito através de material impresso que descreva a estratégia, o objetivo, o público-alvo e as características do evento.
O promotor do evento pode fazer visitas informais a grupo selecionado de clientes e parceiros para apresentar o conceito, através de um roteiro de entrevista com as perguntas necessárias.
