segunda-feira, 19 de maio de 2008

Capítulo 8: Comunicação e venda do projeto

Uma vez formatado o projeto, o promotor do evento enfrenta a fase mais complicada: a venda do projeto a possíveis investidores.
Existem técnicas de vendas e maneiras corretas de abordagem para cada uma das fases de venda
Fase I- Agendamento da visita: Algumas das dificuldades dada a natureza do negócio consiste em fatores como ciclo longo de venda, exigência de vendas pessoais em equipe e transposição de barreiras. O vendedor deve estar preparado para lidar com diversas situações e aproveitar para demonstrar seu produto de forma criativa; valorizando-se durante a apresentação pessoal com expressões positivas e seguras, transpor barreiras de entrada como as secretárias, não permitindo respostas negativas e conseguir o agendamento com o cliente potencial.
Fase II- Primeira reunião: O vendedor deve utilizar informações estratégicas e pertinentes, sendo breve e direto, adquirindo um consenso de interesses entre as partes. Algumas regras são essenciais para o sucesso dessa fase: empatia, conhecimento, abordagem consultiva e motivação.
Fase III- A apresentação do projeto: O vendedor deve apresentar o projeto quando sentir que ganhou o cliente.
Fase IV- A negociação: As negociações ião surgir dados os questionamentos sobre o projeto, o vendedor deve ser flexível e não se prender a objeções.
Fase V- Conclusão: É a hora de fechar o negócio, o vendedor deve estar provido de todos os documentos e equipamentos necessários, atentando para retornar as objeções.
Fase VI- Follow up: é necessário para garantir a satisfação do cliente, consiste no pós-evento, tentando garantir a próxima edição do evento e verificando pontos positivos e negativos.

sábado, 17 de maio de 2008

Capítulo 9 - Avaliação do evento

Todo empreendimento se exige grande aporte de verbas, requer cuidadosa avaliação. A avaliação terá propósito de provê-los de feed back sobre os trabalhos realizados e melhora-los, se for o caso. O promotor do evento precisa saber se o conduziu bem e se atendeu aos objetivos tanto do próprio evento como do patrocinador. O patrocinador precisa saber se o investimento teve o retorno desejado, de acordo com seus objetivos, previamente explicitados, e que não são necessariamente os mesmos do promotor do evento. Se o objetivo for a introdução de um produto, ou da modalidade de produto já existente, o critério pode ser o recall, apurado na saída do pavilhão. Caso o patrocinador esteja disposto a tornar a patrocinar o evento, mesmo assim cabem as avaliações;
As opiniões das diferentes categorias de visitantes e suas subclassificações interessam de maneiras e com pesos diferentes. A diferenciação por categorias é feita na apuração dos resultados, pois seria difícil administrar questionários ou roteiros de entrevistas diferentes para cada categoria de visitante. O instrumento de pesquisa não deve ser muito extenso, pois deve-se ter em mente que o participante é visita.
Finalmente, é hora de discutir com o patrocinador os resultados, visando não só fechar a avaliação como também propiciar a venda da próxima edição ou do próximo evento organizado pelo promotor.

terça-feira, 13 de maio de 2008

Capítulo 7- Desenvolvimento de um plano de ataque

Capítulo 7
Desenvolvimento de um Plano de Ataque


A primeira fase do desenho do plano de ataque é, portanto, o estudo dos suspects.
Estudar o suspect significa conhecer o perfil das empresas, seus objetivos de marketing, suas estratégias de eventos e o seu orçamento destinado a eventos. Esses aspectos configuram boa parte do plano de ataque.
Um dos fatores de maior demora na venda de um projeto de eventos é a não-identificação da pessoa certa a ser abordada em um primeiro contato. Quanto mais rápido o vendedor do projeto identificar as pessoas certas e o processo de decisão dentro das empresas, menor será o ciclo e mais bem-sucedida será a venda o projeto.
Algumas dessas pessoas podem exercer papéis fundamentais na decisão final, mesmo não sendo claramente identificadas como: Decisor final- pessoas que dão a palavra final na decisão; Influenciador- pessoas que têm poder de fazer as coisas acontecerem dentro da empresa; Consultor- pessoas de fora da empresa que podem ser consultadas sobre as vantagens e desvantagens do projeto; Executor- pessoas da área que serão responsáveis pela execução do evento.
Além de identificar na estrutura os responsáveis pela decisão de projetos de eventos, deve-se nessa fase estudar o fluxo desse processo e o tempo médio de sua execução. Essas informações serão úteis para que se planeje o memento adequado de iniciar as negociações.
Um projeto de eventos pode entrar na empresa por dois caminhos: o promotor do evento oferece o projeto, ou a empresa toma conhecimento do projeto ao pesquisar eventos que estejam alinhados aos seus objetivos de marketing.
No caso de um projeto de eventos culturais os ou sociais que envolvam a utilização das leis de incentivo fiscal, o fluxo deve prever uma etapa a mais, referente à análise jurídica do projeto, desenvolvida pelo departamento jurídico da empresa e pelo departamento financeiro.
Quando a empresa pesquisa projetos de eventos, as principais fontes utilizadas são: equipes de vendas, prestadores de serviços, mídia, promotores tradicionais de eventos, inteligência de mercado.
Faz parte do entendimento do processo decisório saber qual a melhor época para se iniciar a negociação com os suspects. As variáveis que definem essa melhor época estão relacionadas aos planejamentos e calendário fiscal.
É preciso preparar a abordagem para que a mensagem seja eficiente e resulte em uma reunião com as pessoas corretas, lembrando que ele deve contatar todas as pessoas envolvidas no processo decisório.
É preciso estabelecer um plano de entrada efetiva para cada contato dentro da empresa que contenha os seguintes itens: contato-target, objetivo da abordagem, forma de abordagem, mensagem e plano da conversa.
O conjunto de todos os recursos de comunicação utilizados pelo vendedor para contatar formalmente a empresa-target pode ser intitulado de “campanha”. Os recursos empregados usualmente nas campanhas de venda de um projeto de eventos, assim como métodos e técnicas para utilizá-los com sucesso.

quinta-feira, 1 de maio de 2008

Capítulo 6: Planejamento da venda

Para obter sucesso na venda, é preciso ter um bom planejamento que deve incluir três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.
O treinamento envolve a experiência na aquisição de patrocínio, estudo do mercado de eventos, e estudo do projeto. É necessário que o vendedor, se prepare adequadamente antes de concretizar a venda.
A elaboração de material de apoio compreende a apresentação institucional, o conceito do evento, dados que justificam o evento, público-alvo, formato, cotas, benefícios e valores.
Já o plano de ataque inclui o estudo dos potenciais investidores, o processo decisório, abordagens personalizadas e campanhas personalizadas.
Experiência na aquisição de patrocínio
O vendedor, deve vivenciar a aquisição de patrocínio, mesmo que simuladamente, e compreender ao final do processo se o houve empatia logo no início da negociação, se o vendedor soube apresentar o evento com propriedade, quem saiu ganhando na negociação, se o vendedor soube entender as dificuldades, questões e angústias do comprador, se o vendedor conhecia os objetivos e estratégias do mercado do comprador.
Ao responder a essas questões, será possível compreender os motivos pelos quais houve ou não a venda do projeto e o papel do vendedor nessa decisão. Os aspectos positivos devem ser consevados e os negativos, evitados.
Estudo do mercado de eventos
Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócio. É preciso estudar e se atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização e o processo de decisão.
Estudo do projeto
Para vender bem um produto, é fundamental conhecê-lo. Mas não conhecer superficialmente como saber o local, atividades desenvolvidas no projeto, empresas patrocinadoras, e sim, ter contato com as estratégias e os objetivos propostos com o evento para saber responder à principal questão dos candidatos ao patrocínio - que valor esse evento trará para mim(vendedor).
É preciso saber a missão, os objetivos, público-alvo do evento, estratégias e diferenciais competitivos, dados que justificam o evento, benefícios para os patrocinadores, histórico e justificativa dos palestratnes, patrocinadores já confirmados, contrato, estratégia de divulgação do evento.
Elaboração de material de apoio
Já estruturado o projeto do evento, é necessário elaborar um documento que apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e convincente. Este documento é uma base para que os vendedores do projeto iniciem a negociação com os possíveis patrocinadores. O documento de apresentação pode ser elaborado em quatro diferentes formatos, dependendo dos objetivos estabelecidos para a arrecadação de verba e do tipo do evento. São eles: impresso redigido no Word, slides em PowerPoint, folheto elaborado em papel especial e com impressão gráfica, revista própria para divulgação do evento. Independente do formato escolhido ou possível para a apresentação do projeto do evento, é imporatante que o documento seja sucinto o suficiente para não aborrecer o leitor com muitos dados, e ao mesmo tempo, completo o suficiente para não faltar informação relevante.
Apresentação institucional da empresa promotora
Em poucos parágrafos, devem ser apresentadas a empresa e a sua história. Por meio dessa breve apresentação institucional, a empresa deve demonstrar que está apta a executar o evento proposto de forma primorosa, ou seja, deve evdenciar que tem experiência bem- sucedida com esse tipo de projeto.
Conceito do evento
Para definir o conceito principal do evento, devem ser utilizados não mais do que quatro parágrafos, contendo: o tema central, a missão, o objetivo principal do evento, objetivos secundários e público-alvo.
Dados que justificam o evento
A empresa promotora do evento deve buscar informações em fontes confiáveis, que tenham credibilidade como dados divulgados por intitutos especializados em pesquisas de mercado , jornais, internet e revistas , a respeito do tema que será tratado em seu evento, para comprovar a relevância do evento e mostrar uma tendência forte de mercado que despertou o promotor a realizá-lo.
Público-alvo e perfil dos convidados
A apresentação do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados, deve ser feita o mais pormenorizada possível. No caso dos eventos corporativos, o promotor pode oferecer uma lista de convidados ou dos já confirmados, com os intens: nome da empresa, segmento de atuação, porte e região-sede da matriz, nome dos profissionais, área da empresa, cargo e nível funcional, telefone, ramal, e-mail , endereço, perfil de consumo,entre outros.
Formato do evento
O promotor deve utilizar de critérios para convencer os possíveis patrocinadores de que o local está exatamente de acordo com os objetivos e estratégias propostos pelo evento, que tem a infra-estrutura necessária para o desenvolvimento de todas as atividas, que condiz com o valor de investimento empregado pelos patrocinadores. Se o local for excepcional ou possuir algum diferencial para os possíveis patrocinadores,é bom apresentar fotos ou ilustrações do local.
A data deve constar na capa do documento.
As atividades são as ações previstas e planejadas na formatação do projeto e devem estar descritas no documento de forma clara.
Informações importantes sobre cada palestrante que devem ser exibidas no documento referem-se ao tema da palestra com tópicos do conteúdo, ao histórico do palestrante e ao motivo pelo qual ele foi escolhido.
O programa compreende tudo o que ocorrerá desde o início ao término do evento. O possível patrocinador deve ser capaz, ao término da leitura de saber se tem haverá transporte disponibilizado pelo evento e quais serão os procedimentos para isso, as atividades que ocorrerão durante todo o evento, dentre outros.
O documento deve conter resultado do planejamento no que se refere às cotas, aos valores e aos benefícios de forma clara e abrangente para que os patrocinadores visualizem as várias possibilidades de patrocínio.
Além dos benef´cios oferecidos, o documento pode apresentar o valor do investimento e o número de cotas previsto para cada modalidade. Uma vez divulgados o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio, eles não podem mais sofrer alterações, até ofinal das negociações entre o promotor do evento e possíveis patrocinadores. Aprensentar um núemor e depois alterá-lo, mostra deosrganização e falta de planejamento.
Existem várias formas e condições de pagamento do valor de patrocínio como: parcelado com reserva antecipada, pagamento à vista com desconto, duas parcelas iguais sendo a primeira na assinatura o contrato e a segunda após o evento, parcelado conforme negociação dos prazos.

terça-feira, 29 de abril de 2008

Capítulo 5: Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

Sabendo o valor total do evento, objetivo do número de investidores, mercado-alvo de investidores e níveis de cotas de patrocínio, é possível construir cenários diferentes na formatação do pacote de patrocínio e simular resultados de cada um.
Há diferentes fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto:
  • Suspects: todas as empresas e pessoas integrantes do mercado-alvo de patrocínio, ou seja, potenciais investidores;
  • Prospects: todas as empresas e pessoas com as quais o vendedor do projeto obteve o primeiro contato, ou seja, potenciais investidores contatados;
  • Leads: empresas ou pessoas que responderam ao primeiro contato ou que expressaram interesse por mais informações, ou seja, pontenciais investidores interessados;
  • Leads qualificados: empresas e pessoas que demonstraram necessidade eminente com relação ao evento, que possuem orçamento disponível, ou seja, potenciais investidores porntos a receber uma proposta;
  • Oportunidades: proposta emitida ao decisor do projeto;
  • Vendas: contrato assinado.

A construção de cenários de cotas de patrocínio e simulação de resultados

Trabalhando com as três variáveis que interferem no resultado da comercialização de um projeto de evento- níveis de cotas, valor e número de patrocinadores para cada nível-, é possível ao promotor do evento construir cenários e simular os resultados que possivelmente alcançará nesse processo.

Ao construir os cenários e realizar as simulações, é necessário que o promotor tome algumas precauções, como:

  • Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeitar a regra custo-benefício;
  • Verificar se há universo de mercado-alvo de patrocinadores suficiente para os cenários analisados
  • Tomar cuidado para não criar um "carnaval de marcas";
  • Tomar cuidado para não criar dependência de um único patrocinador
  • Simular cenários com um, dois ou mais de três níveis.