Para identificar e selecionar os possíveis patrocinadores e apoiadores de um evento, o promotor deve realizar várias pesquisas, para localizar os mais prováveis e depois para priorizar aqueles que estariam em condições de assumir esse encargo e que seriam de interesse do promotor.
Antes de partir para a identificação de possíveis patrocinadores, o promotor deve saber os objetivos de sua empresa para a arrecadação dos recursos e o número-alvo de patrocinadores.
As empresas buscam recursos com diferentes propósitos. Existem as que buscam cobertura parcial ou total dos custos, mas sem interesse de lucrar com o evento, já que o consideram como um meio para gerar negócios, e outras cujo único objetivo é gerar lucro com o evento, já que ele é seu negócio-fim.
O promotor pode ter como objetivo a participação apenas de um grande patrocinador que financie todo o evento, um grande patrocinador e alguns pequenos ou vários pequenos.
Na lista de segmentos-alvo devem constar os segmentos diretamente relacionados ao conteúdo do evento e que compartilham dos mesmos interesses e objetivos do promotor; segmentos indiretamente relacionados ao conteúdo do evento que visam a interesses específicos relacionados ao público-alvo, à localização, à divulgação oferecida e a outros aspectos do evento; independentemente do segmento ao qual pertencem os parceiros, devem fazer parte da lista prioritária de possíveis patrocinadores.
Da lista de possíveis segmentos nos quais se pode buscar recursos, é preciso identificar a quais será oferecido patrocínio, apoio ou parceria.
Normalmente os segmentos diretamente relacionados ao tema central do evento e os parceiros investem em patrocínios, por terem objetivos similares aos do promotor do evento. Já os sem relação direta terão, na maioria dos casos, interesse apenas em apoios ou em cotas de patrocínios menores.
Após listar os segmentos, deve-se preparar a relação de todas as empresas constantes em cada um desses segmentos e classificar as de segmentos diretamente envolvidos e que investirão no evento, em pequeno, médio e grande porte. No caso de busca por apoio onde não há investimentos diretos envolvidos e sim serviços oferecidos, o promotor do evento deve identificar os segmentos relacionados e as possíveis instituições patrocinadoras.
Uma vez identificados os segmentos e feita a listagem das empresas que compõem cada um deles, é preciso selecionar as que serão contatadas comercialmente. Para essa seleção, são necessárias exaustivas pesquisas que considerem o perfil das empresas, objetivos de marketing, estratégias de eventos e orçamento destinado a eventos.
Para saber o perfil das empresas, é necessário procurar no site da empresa o seu nome, endereço, telefone, e-mail, website, faturamento anual, segmento, principais executivos, produtos e serviços, descrição do negócio, concorrentes, clientes, fornecedores, distribuidores, dentre outros. Se no site da empresa faltar dados, é necessário agendar uma entrevista pessoal ou por telefone, procurar balanços financeiros, notícias e artigos, divulgados em jornais, internet, revistas. O importante e que esse processo seja estruturado, ou seja, que haja um roteiro de entrevista com as perguntas necessárias e uma forma de armazenamento das informações.
É necessário pesquisar quais os objetivos de marketing comumente adotados pelas empresas e como são compostos os seus planos de ação. Esses objetivos envolvem o crescimento da empresa, a aquisição de novos clientes e consolidação da empresa.
Para priorizar as empresas dentro do universo de possíveis patrocinadores, deve- se levar em contas as empresas com maior propensão a investir patrocínio, divididas por portes e segmentos e as empresas que mais interessam ao promotor. Essa lista é importante para que o promotor defina quais os patrocinadores que devem receber exclusividade e investimentos de recursos da empresa promotora e de tempo do vendedor.
Deve-se levar em conta qual é a importância desse patrocinador para a imagem do evento, qual é o grau de relacionamento da empresa promotora com aquele possível patrocinador, qual o potencial financeiro que esse patrocinador tem para investir em eventos, se essa empresa tem histórico favorável de investimento nesse tipo de evento, quanto o evento atenderá aos objetivos de marketing do patrocinador; se o seu formato, como local e data, atrairá a empresa.
Quando se define o universo das empresas potenciais investidoras, há sempre aquelas, em número bastante restrito, que são de maior interesse do promotor do evento.
É preciso que se divulgue a lista das empresas preferidas e escolhidas a todos os envolvidos na organização e na venda do evento para que possam dar atendimento prioritário. Por exemplo, quando uma das empresas dessa lista entrar em contato com a organizadora, deve receber atendimento especial da recepcionista; na falta de algum vendedor, deve retornar a ligação o mais breve possível.
Antes de partir para a identificação de possíveis patrocinadores, o promotor deve saber os objetivos de sua empresa para a arrecadação dos recursos e o número-alvo de patrocinadores.
As empresas buscam recursos com diferentes propósitos. Existem as que buscam cobertura parcial ou total dos custos, mas sem interesse de lucrar com o evento, já que o consideram como um meio para gerar negócios, e outras cujo único objetivo é gerar lucro com o evento, já que ele é seu negócio-fim.
O promotor pode ter como objetivo a participação apenas de um grande patrocinador que financie todo o evento, um grande patrocinador e alguns pequenos ou vários pequenos.
Na lista de segmentos-alvo devem constar os segmentos diretamente relacionados ao conteúdo do evento e que compartilham dos mesmos interesses e objetivos do promotor; segmentos indiretamente relacionados ao conteúdo do evento que visam a interesses específicos relacionados ao público-alvo, à localização, à divulgação oferecida e a outros aspectos do evento; independentemente do segmento ao qual pertencem os parceiros, devem fazer parte da lista prioritária de possíveis patrocinadores.
Da lista de possíveis segmentos nos quais se pode buscar recursos, é preciso identificar a quais será oferecido patrocínio, apoio ou parceria.
Normalmente os segmentos diretamente relacionados ao tema central do evento e os parceiros investem em patrocínios, por terem objetivos similares aos do promotor do evento. Já os sem relação direta terão, na maioria dos casos, interesse apenas em apoios ou em cotas de patrocínios menores.
Após listar os segmentos, deve-se preparar a relação de todas as empresas constantes em cada um desses segmentos e classificar as de segmentos diretamente envolvidos e que investirão no evento, em pequeno, médio e grande porte. No caso de busca por apoio onde não há investimentos diretos envolvidos e sim serviços oferecidos, o promotor do evento deve identificar os segmentos relacionados e as possíveis instituições patrocinadoras.
Uma vez identificados os segmentos e feita a listagem das empresas que compõem cada um deles, é preciso selecionar as que serão contatadas comercialmente. Para essa seleção, são necessárias exaustivas pesquisas que considerem o perfil das empresas, objetivos de marketing, estratégias de eventos e orçamento destinado a eventos.
Para saber o perfil das empresas, é necessário procurar no site da empresa o seu nome, endereço, telefone, e-mail, website, faturamento anual, segmento, principais executivos, produtos e serviços, descrição do negócio, concorrentes, clientes, fornecedores, distribuidores, dentre outros. Se no site da empresa faltar dados, é necessário agendar uma entrevista pessoal ou por telefone, procurar balanços financeiros, notícias e artigos, divulgados em jornais, internet, revistas. O importante e que esse processo seja estruturado, ou seja, que haja um roteiro de entrevista com as perguntas necessárias e uma forma de armazenamento das informações.
É necessário pesquisar quais os objetivos de marketing comumente adotados pelas empresas e como são compostos os seus planos de ação. Esses objetivos envolvem o crescimento da empresa, a aquisição de novos clientes e consolidação da empresa.
Para priorizar as empresas dentro do universo de possíveis patrocinadores, deve- se levar em contas as empresas com maior propensão a investir patrocínio, divididas por portes e segmentos e as empresas que mais interessam ao promotor. Essa lista é importante para que o promotor defina quais os patrocinadores que devem receber exclusividade e investimentos de recursos da empresa promotora e de tempo do vendedor.
Deve-se levar em conta qual é a importância desse patrocinador para a imagem do evento, qual é o grau de relacionamento da empresa promotora com aquele possível patrocinador, qual o potencial financeiro que esse patrocinador tem para investir em eventos, se essa empresa tem histórico favorável de investimento nesse tipo de evento, quanto o evento atenderá aos objetivos de marketing do patrocinador; se o seu formato, como local e data, atrairá a empresa.
Quando se define o universo das empresas potenciais investidoras, há sempre aquelas, em número bastante restrito, que são de maior interesse do promotor do evento.
É preciso que se divulgue a lista das empresas preferidas e escolhidas a todos os envolvidos na organização e na venda do evento para que possam dar atendimento prioritário. Por exemplo, quando uma das empresas dessa lista entrar em contato com a organizadora, deve receber atendimento especial da recepcionista; na falta de algum vendedor, deve retornar a ligação o mais breve possível.
